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美国职场中用email的几点注意事项

by JC, published: 2013-11-16 12:32 viewed: 1214 times
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虽然现在在美国各种社交网络红火,但在职场当中,email还是最重要的沟通方式。这篇文章就跟大家探讨一下在美国职场中写email的技巧和注意事项.

1. 单刀直入
在email的第一或第二句话里,就要表达出你的问题或你的答复。详细的解释可以放在后面。这样可以避免失去读者的注意力,让没耐心的人感到糊涂和烦躁。

2. 当提问题时,一定要提你的问题
好: Do you have time to prepare a report this week? We may have an opportunity to improve the system.
不好: We need to look into the system. A report would be good to have.

3. 明确指出谁应该负责回复,什么时候需要回复
如果你发给一群人,指明谁该负责给你答复,不然大家都会以为别人会答复,结果是谁也不理你。 同时给出需要答复的期限。

4. 提供邮件的背景
不要指望别人突然看到你的邮件会懂得你在说什么,即使刚刚跟他当面讨论过,因为人们一般不是马上查邮件,所以很有可能不记得跟你的对话,并跟你的email挂上钩。 而且,有个完整的纪录也是必要的。
好: I agree with what you were just saying about how the reports are a waste of time. I'm not going to do it anymore.
不好: You're right. I'm not doing it anymore.

5. 当转送邮件时,提供扼要的解释
避免forward 邮件并指望收件人会花时间去读背景邮件并且不产生误解。你既然有理由转送,就顺便给一个简短说明,为收件人节约点时间。如果你没有想好怎么概括,也许你根本就不该转送这个邮件。
好: FYI, I thought the following email thread might add some ammo to your plan for getting rid of the process altogether. If it doesn't, feel free to ignore it.
不好: FYI...

6. 不要用大写
IF YOU WRITE IN CAPITALS IT SEEMS AS IF YOU ARE SHOUTING.

7. 避免用缩写和表情符号
再职场中写emails, 要避免使用缩写,如LOL (laugh out loud),U (you), R (are), 3q(老土,开玩笑哈~), 3x (只信书,开玩笑哈~)... 收件人也许不知道它们的意思。同样表情符号:-)等,都显得不professional.

8. 避免写长句子
争取每个句子的长度在15-20字以下。不光是句子要短,整个Email也要短。如果一个人收到像论文一样的email,多半是懒得去读它!

9. 发送之前再读一遍
顺便剪掉一些不必要的字句或可能引起误会的comments. 如果你花5秒钟的时间停留在一个句子上,想想它会不会被引起误会,多半都会。

10. 不要假想发邮件人的情绪
当收到令人不快的邮件时,除非发信人说明白他生你的气,不要设想这个人是故意发给你粗鲁的邮件。大多数人不是作家,他也许没有意识到他的邮件被别人读的时候会有不同的效果。也许他是想嘲讽地开个玩笑,这种手艺仅有少数人能够通过写字做得到。
如果你真的收到使你心动过速的邮件,离开一会,重新再读一遍,甚至可以叫别人参谋一下,看他们怎么理解。

11. 不要激动地回复粗鲁邮件并激化矛盾
如果你确定你收到粗鲁的邮件,不要以同样的口气回复使矛盾恶化。拿起电话来,约个时间面对面谈,会比较容易地找到问题的根源,从而解决它。

最后的忠告:
Email 是公司的财产,也是永远的纪录,一旦点击"发送",就再也收不回来了。有的公司裁人,首先就是在email里找你的证据。 所以保持好professional email纪录是一个良好的习惯。
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