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美国企业财务工作的经验谈: 养成良好的工作习惯

by JC, published: 2008-09-29 21:13 viewed: 139 times
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- it's all about experience, not just IQ!
记得升大学的时候商学院其他专业公然调笑我们会计系: 数钱那点活还需要念四年大学? 然后这些同学也上了商学院必修的基础会计课, 被本系老法师们修理得很惨, 仗着聪明不认真听课做作业的更惨. 一群人蜂拥而来找我们抄作业的时候, 大家好不痛快.

确实, 做财会的不需要很高智商, 但需要很多经验. 这些经验多是些琐碎的小事, 书上课堂上都没有. 很多大中型企业招人有门户之见不看重小企业工作经验, 除了因为工作流程不同外, 工作习惯也是个重要原因. 小企业帐务处理相对简单, 还有可能凭着小聪明做得很好, 大企业规章制度全人际关系复杂, 没有谨慎的工作习惯几乎没可能把所有事情处理得井井有条. 财务专业第一份工作在Big 4 或大企业是很有利的, 在这类地方经过培训吃过苦头的员工, 通常做事会更守规矩懂分寸。

试写下一些零碎个人经验, 供大家参考:

- date all your files, mark all your paper work, name all your folders properly
好记性不如烂笔头, 即使是自己的日常工作, 没有个清晰明了的名字和分类, 过7年再想去找出来非得焦头烂额。

- version control
无论是结算还是预算出报表,极少有一次完成的。一次次更新,不同部门修改,各种senario version,一不当心就把人绕糊涂了。我个人习惯在所有报表做footer,标明日期、时间、文件名、文件路径,打印出来一目了然。

- always keep audit trail, always prepare notes
行内有个很冷的笑话: 如果你明早被车撞了, 公司还是得照常运转. 铁打的营盘流水的兵, 谁都不能保证自己不出个岔子. 保证自己的工作质量, 保证工作经得起审计, 保证后来人能顺利接班, 是财会的重要职业道德。在这方面做得主动些,会得到更多信任。

- keep a work log
何人,何事,advise的何种数据,都要记一笔,免得被人秋后赖帐。ERP structure changes经常会影响到轧平数据,有个work log会使各种reconciliation顺利得多。

- share your expertise
有些老会计容易守着自己一摊工作敝尘自珍,我个人觉得再重要的螺丝钉还是颗螺丝钉,要想往上走,好办法之一就是多多和同事分享自己的工作,教会徒弟,师傅才能脱身去做更有趣的工作。此外管理层也愿意看到每个职位都能主动cross training,有人跳槽生病不至于太狼狈。

- build trust
跟management打交道有个关键:宁可做慢,不可做错。一旦出过大洋相,以后交什么数字都会被质疑。数据量太大神仙都会犯迷糊,重要的报表一定要设置几个check,确保不犯低级错误。此外交1页的报表给senior management,自己要准备10页的backup数据,尽量做到有问题能够即时准确回答。

- know your customers: background, education, personalities
我在的公司有个好习惯,新人上任要先和所有打交道部门的重要人物逐个单独交流。财务部是supporting department,和公司各部门沟通,站在对方角度考虑可以使工作顺畅得多。有些经理精通本部门业务,可是对财务两眼一摸黑,对他们要有baby-sitting的耐心,只提供最精要的数据免得他们晕过去。有些经理精明强干面面俱到,恨不能每笔帐都挖出来研究一下,对他们要预防为主把所有细节连同报表一起发过去。

- be professional, never emotional
经常看到帖子抱怨和同事经理关系处不好,办公室政治复杂。我的对策是如果实在不能容忍就跳槽,尚能容忍的话,就事论事尽量客观地解决问题, 切勿take it personal. 动气前先把工资单找出来看几眼,我在家伺候俩猫小姐不周还要被挠一下呢,受人钱财与人消灾,工资有多高气量就有多大 :-)

再者说, 西方和中国企业文化差距很大, 国内官越大气焰越高, 西方则普遍是官越大越谦和, 职位越低越爱闹脾气. 我可以直言不讳对VP们说你的数字又错了快去改, 要是对A/P这么说, 得, 就等着他/她月底时候撂摊子请病假吧. 开除了再请一个? 说不定还不如这一个... 我只能自我安慰谁叫吾大人有大量呢.

来源: 醉里吴音
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